データベースとは?それを作るメリットとは?

データベースとは?それを作るメリットとは?

中小企業経営者 Excelを使って、自分で見積書や請求書を作ってみようと思います。翔さんのおすすめの方法は、「まず見積書や請求書に書く内容のデータベースを作って、そこから各テンプレート(見積書や請求書のテンプレート)に転記する方法」とのことですが、そもそもデータベースとは一体どんなもののことを言うのですか?もう少し詳しく教えてください。それと、はじめにデータベースを作ることのメリットを教えてください。

丸井 データベースというのは、デジタル大辞泉(ⓒ小学館)によりますと、「コンピューターで、関連し合うデータを収集・整理して、検索や更新を効率化したファイル」のことですが、簡単に言いますと、「情報の一覧表」のことです。

中小企業経営者 情報の一覧表?

丸井 たとえば住所録。iPhoneアプリでは「連絡先」という名前で初めっから入っていますよね。

中小企業経営者 ええ。

丸井 このアプリでは、人物ごとに名前、電話番号、住所、メアドなどなどが表示されますが、仮にこれを一枚の表で表示すれば……つまり、たとえば表の一列目は名前、二列目(一列目の一つ右隣)は電話番号、三列目(二列目の一つ右隣)は住所、四列目(三列目の一つ右隣)はメアド、などという風にデータの表示規則を決めたうえで、一行目に1人目の各データ、二行目(一行目の一つ下の行)に2人目の各データ、三行目(二行目の一つ下の行)に3人目の各データ、四行目(三行目の一つ下の行)に4人目の各データをそれぞれ表示させれば……その表は、データベースと呼べます。

中小企業経営者 あ~、なるほど。それがデータベースですか。たしかに情報の一覧表ですね。

丸井 Excelでデータベースを作ると何が良いって、データの「抽出」、「並べ替え」、「集計」などが簡単にできるんですよ。住所録で言えば、「東京都に住んでいる人だけを抽出する」とか、「アイウエオ順に並べ替える」とか、「メアドを持っている人の人数を集計する」とかが、一瞬でできるんです。

中小企業経営者 へ~、それはすごいですね。

丸井 でしょ?つまり、見積書・納品書・請求書・領収書(以下、これら四つの書類を総称して「四書」と呼びます)をデータベースの状態で保存しておけば、あとあと便利なわけですよ。

中小企業経営者 四書データの抽出、並べ替え、集計などが簡単にできる、というわけですね。

丸井 そうですそうです。たとえば、「過去A社に甲商品の見積をいくらで出したかな?」と思ったら、一瞬でその金額を抽出することができます。

中小企業経営者 おお~。

丸井 「今月の売上はいくらかな?」と思ったら、それも一瞬で集計することができます。

中小企業経営者 おお~。

丸井 「今月のB社に対する売上はいくらかな?」と思ったら、それも一瞬で集計することができます。

中小企業経営者 おお~。

丸井 「乙商品はこれまでに、いくら売り上げたかな?」と思ったら、それも一瞬で集計することができます。

中小企業経営者 おおおお~。

丸井 まだまだいろんなことができますが、よく使う機能でいえばこんなところでしょうか。

中小企業経営者 たしかに便利ですね。よし、じゃあ作ってみるか。

丸井 はい、がんばってみてください。もしよかったら、私が作った四書作成アプリ(Excelファイル)を無料でプレゼントしていますので、ご参考になさってみてください。

中小企業経営者 あ、そうなんですね、それは助かります。ありがとうございます。

丸井 はい、こちらこそありがとうございます。

 

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