効率化できるデスクワークにはどんなものがある?

効率化できるデスクワークにはどんなものがある?

ビジネスマン 翔さん、こんにちは。効率化できるようなデスクワークにはどんなものがありますか?

丸井翔 こんにちは。私は、あらゆるデスクワークが効率化できると思っています。でもこんな回答だとあまりにも不親切ですので、効率化できるデスクワークの中から、多くの会社に共通するであろう、代表的なものを挙げてみます。

ビジネスマン お願いします。

丸井翔 まずは、見積書・納品書・請求書・領収書の作成です。次に、プレゼン資料や社内会議資料、セールスレター、ニュースレター、連絡用ファックスなどのビジネス文書の作成。ほかには、社内外との連絡手段である電話やメール、社員・顧客データの管理、売上・経費などのお金の管理……などといったところでしょうか。

ビジネスマン まさにあらゆるデスクワークですね。

丸井翔 そうですね。特に Excel を使ってできるデスクワークは、相当強力な効率化が可能です。

ビジネスマン それはなんでですか?

丸井翔 Excel には、作業を効率化するための優れた機能がたくさん搭載されているからです。

ビジネスマン へー、たとえばどんな機能ですか?

丸井翔 実は、その機能はものすごくたくさんあります。ですのでそれを全部説明するとなると、それこそ何時間もかかってしまいます。でもだからと言って何も説明しないのも、これまた不親切ですので、ここではとても強力な機能を一つだけ紹介させていただきます。

ビジネスマン はい、お願いします。

丸井翔 「マクロ」と呼ばれる、ユーザーが記録した操作を Excel が自動で実行してくれる機能です。

ビジネスマン 記録した操作を自動で実行?よくわからないので、もう少しくわしく教えて下さい。

丸井翔 たとえば、自社の発行する書類のフッター(書類の最下部)に、必ず自社名を入れる会社があるとします。その会社の従業員は毎回書類を作るたびに、フッターに自社名を打ち込む作業をするわけです。まあこれぐらいの作業であれば、一回ぐらいなら大したことはありません。でも毎回となると、話は別です。この作業に、仮に一回10秒かかるとします。一日に6つの書類を作るとすれば「10秒×6つ=60秒」で、一日1分かかることになります。それが一カ月で「1分×20日=20分」だから、ひと月20分もかかることになります。これは結構な長さの時間と言えるのではないでしょうか。

ビジネスマン そうですね。フッターに自社名を入れることに、ひと月20分も使うなんて、ちょっともったいないですね。

丸井翔 そこでマクロの登場です。マクロを使って「フッターに『○○○○株式会社』という文字列を挿入する」という操作を記録します。それ以降は、その記録を実行するだけで、Excel が自動的にフッターに『○○○○株式会社』という文字列を挿入してくれます。細かい話は抜きにして、ごくごくシンプルに説明すれば、こういうことです。

ビジネスマン お~、それは便利ですね!

丸井翔 はい。最初に一度、操作を記録してしまえば、それ以降は数クリックで記録の実行ができてしまいます。しかも記録の実行は一瞬でおこなわれますから、作業がとても効率的になるというわけです。

ビジネスマン なるほど。

丸井翔 マクロの使い方はすごく簡単ですから、ぜひ一度使ってみて下さい。きっとあなたのデスクワークが格段に効率化されると思いますよ。

ビジネスマン わかりました、ありがとうございます!