中小企業経営者はやることがいっぱい

念願の独立・起業を果たしましたが、毎日やることが多くて大変です……。

中小企業経営者 翔さん、こんにちは。実は私、この4月に自分の会社を立ち上げまして。自分の会社を持つことがずーっと夢でしたので、そのことについてはすごく満足しているんですね。でも現実は毎日やることが多すぎて……まぁー大変なんですよ(笑)。この苦しい状況からなんとかして抜け出そうと思ったら、もう、一つ一つの仕事を効率化するしかないと思うんですよね。でも、実際何から手を付けたらイイのやらで(笑)。ものすごーく、困っているわけです。

丸井 こんにちは。会社設立、おめでとうございます。たしかに、経営者はやることが多くて大変ですよね。私自身も会社を経営しているので、よくよくわかります。

中小企業経営者 はははは。

丸井 これは私が「デスクワーク効率化の専門家」だから言うわけではありませんが、やはりまずは、デスクワークの効率化からだと思います。そう思うからこそ、今まで私もデスクワークの効率化を追求して来て、今、「デスクワーク効率化の専門家」として仕事をしている、というのが実のところです。

中小企業経営者 そうなんですか。

丸井 はい。と言いますのも、やっぱりデスクワークの効率化が、一番確実に仕事を効率化できて、その上、メリットしかないんですよ。たとえば営業を効率化すると……たとえば今までお客さんのところに週1回訪問していたところを2週に1回に減らしたとすると……そのお客さんにとっては、あまり良い気のするものではありませんよね。そういった効率化によるデメリットが、デスクワークには、まったくないんです。

中小企業経営者 なるほど、たしかに。うーん、デスクワークの効率化か……。

丸井 その中でも、特に急いでやるべきは、お金にまつわることです。つまり、見積書や請求書の作成の効率化です。

中小企業経営者 たしかにそれは、会社経営にとっては切っても切り離せないデスクワークですね。

丸井 はい。じゃあこれをどうやって効率化するか?世の中にはいろいろ手段があります。パソコン用ソフトを使うとか、iPhoneアプリを使うとか、クラウドサービスを使うとか……私は、「Excelを使う」ことをおすすめします。

中小企業経営者 Excel?なんでExcelですか?

丸井 Excelは、汎用性が高い、つまり、見積書や請求書を作成するために入力したデータを、その後自分でいかようにでもできる(使える)、からです。たとえば、売上高の集計とか、販売数量の集計とか。Excelだと、自分のやりたいことが何でもできるんです。もちろん、Excelの機能の範囲内で、ですが。

中小企業経営者 ほほぉ。

丸井 ほかには、情報漏洩の心配がいらないからです。過去、LINEで、チャット内容がもれたり、アカウントを乗っ取られたりする事件が起きましたよね。そんな風にクラウドサービスは、他者のサーバーを使うため、どうしても情報漏洩の心配がぬぐえません。でもその点、Excelだと、自分のパソコンだけで完結してしまいますので、その心配がまったくいりません。

中小企業経営者 まぁたしかにそうですね。

丸井 そして何よりExcelは、すでにあなたがお持ちであれば、お金がかかりません!

中小企業経営者 それは助かりますよね(笑)。

丸井 じゃあ、では実際どうやってExcelで見積書や請求書を作成するのか?

中小企業経営者 そうそう、それそれ。それが大事ですよね。

丸井 私がおすすめする方法は、まず見積書や請求書に書く内容のデータベースを作って、そこから各テンプレート(見積書や請求書のテンプレート)に転記する方法です。こうすることで、見積書や請求書の集計が簡単にできるようになりますし、見積書や請求書の保存を紙でする必要がなくなります。

中小企業経営者 えぇ?紙で保存しておく必要がなくなるんですか?

丸井 はい。まず見積書や請求書に書く内容のデータベースを作って、そこから各テンプレートに転記するわけですから、データベースからテンプレートへの転記は、いつしたって、同じ見積書や請求書ができるわけです。今転記しようが、1年後にしようが、10年後にしようが、元(データベース)が同じであれば、出来上がるもの(見積書や請求書)はいつも同じです。だから、そのデータベースさえしっかり保存しておけば、転記し終わった後の見積書や請求書自体は、保存する必要がなくなるわけです。

中小企業経営者 ああ、なるほど!でも……その転記が面倒くさいですよね?いちいちコピーして貼り付けなくちゃいけないわけでしょ?

丸井 たしかに、転記(コピー&ペースト)は面倒くさい作業です。でも実は、Excelには、それを自動化する方法があるんです。それがVBAと呼ばれるものです。簡単にいえば、コンピュータ言語の一種なんですが、これを扱えるようになれば、本来面倒な転記もワンクリックでできるようになります。

中小企業経営者 ワンクリック!それはすごい。でもVBA?それは初めて聞きました。初めて聞いた私にも、手軽に扱えますか?

丸井 いえ、残念ながら、今までコンピュータ言語に馴染みのないかたにとっては、一朝一夕に身に付けられる技術ではないと思います。

中小企業経営者 じゃあだめだ……。

丸井 いえいえ。あきらめるのはまだ早いですよ。そんなかたのために、私がVBAを駆使して作った、見積書や請求書を効率的に作るためのExcelファイル(私はこれを「Excel用アプリ」と呼んでいます)があるんです。

中小企業経営者 ええ!?ホントですか!?

丸井 はい、ホントです。ファイルをダウンロードできるサイトのアドレスをお教えしますので、ご興味があれば、ぜひ一度ダウンロードして、使ってみてください。これを使えば、すぐに簡単に、ものすごく効率的に見積書や請求書が作られるようになりますよ。

中小企業経営者 へぇ~、どんなもんなんだろ?一回見てみますね!

 

見積書や請求書を効率的に作るためのExcelファイル(Excel用アプリ)の詳細 >