見積書

Excel での、見積書・納品書・請求書・領収書の一番楽で速い作り方・中編

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(前号の続き)

ビジネスマン:「見積書に発行日と宛先と商品内訳を打ち込まないで、一体どうやって見積書を作るんですか?発行日と宛先と商品内訳のない見積書なんて、見積書じゃないですよ??」

丸井:「たしかに、発行日と宛先と商品内訳のない見積書は、見積書とは呼べません。でも安心してください。見積書にはちゃんと、発行日と宛先と商品内訳を記載します。では、打ち込まないでどうやって記載するのか?ここで Excel VBA の出番です。」

ビジネスマン:「ほう!Excel VBA は Excel が理解できるプログラミング言語でしたね!」

丸井:「はい。その Excel VBA を使って、Excel にこう命令するのです。『データベース内のデータを見積書テンプレートにコピペ(コピー&ペースト)しなさい。コピーするデータはコレとコレとコレ。ペースト(貼り付け)するセルはココとココとココ。』」

ビジネスマン:「そんな便利なことができるんですか!すごいですね!でも……その命令の仕方がむずかしかったり、手間がかかるんだったらイヤだなぁ……。」

丸井:「もちろん、命令するのは簡単です。」

ビジネスマン:「ほほぉ。どれぐらい?」

丸井:「ワンクリックです。」

ビジネスマン:「えぇ?そんなに簡単なんですか?」

丸井:「はい。『コマンドボタン(クリックすれば事前に設定しておいた命令を実行してくれるボタン)』を一度クリックするだけです。そうすればそのあとは Excel が命令を実行してくれます。つまり、コピペしてくれます。」

ビジネスマン:「コマンドボタン?」

丸井:「はい。たとえれば、『ファミレス(ファミリーレストラン)の呼び出しボタン』のようなものです。それを押せば、すぐに店員さんが来てくれますよね?それと同じように、クリックすれば、すぐに Excel がコピペしてくれるのです。」

ビジネスマン:「ほぉぉ。それは便利ですね!」

丸井:「しかも、ファミレスの店員さんが来てくれるのは早くても数秒、遅いと何分もかかりますが(笑)、Excel がコピペしてくれるのは常に一瞬(※)です。」

ビジネスマン:「ほぉぉぉ!」

丸井:「事前にコマンドボタンを適当な場所に設置して、そこに先程の命令を設定しておきます。『クリックされたら、データベース内のデータを見積書テンプレートにコピペしなさい。コピーするデータはコレ。ペーストするセルはココ。』この作業は初めの一回だけです。一回、設置と設定をしてしまえば、その先二度とする必要はありません。」

ビジネスマン:「なるほど。最初に少し手間をかければ、あとはずーっと楽々、というわけですね。」

丸井:「はい。さて、こうして発行日と宛先と商品内訳が、データベースから見積書テンプレートにコピペされました。残る代表的な記載項目は『見積金額(合計)』と『発行元』と『書類名(見積書)』といったところでしょうか。これらは事前にテンプレートに打ち込んでおきます。『見積金額(合計)』のセルには商品内訳を合計する計算式を、『発行元』と『書類名(見積書)』のセルには任意のテキスト(文字)を、事前に打ち込んでおくのです。」

見積書

ビジネスマン:「なるほど。つまりコマンドボタンをクリックして自動的にコピペされたあとは、特に何もしないでイイってことですね。あとは PDF を発行しておしまい、か。……あ!そうだそうだ。私の会社では『見積書番号』も記載するのですが、それもできますか?」

丸井:「はい。その場合は、データベースに見積書番号のための列を追加して、コマンドボタンに設定する命令の中に、見積書番号もコピペする旨を付け加えておけばできます。見積書番号だけでなく、何かほかに記載したい項目があれば、それもこの方法で簡単に追加できます。」

ビジネスマン:「あぁ、良かったです。じゃあ、あとは PDF 発行でおしまいですね。」

丸井:「はい。ちなみに PDF の発行も一瞬で(※)できます。しかも、任意のファイル名で、任意の場所に保存できます。たとえば、『見積書のテンプレートを PDF ファイルにして、発行日と宛先をファイル名にして、デスクトップに保存しなさい』という命令を、新たに設置したコマンドボタン(もちろんコピペのためのコマンドボタンとは別もの)に設定しておけば、それをクリックするだけで、一瞬で(※)その命令が実行されます。これで見積書の作成は完了です。」

ビジネスマン:「はぁぁぁ、便利ですね!……でもこの方法って、たしかに楽で速いとは思うのですが、『飛行機』ほどじゃないのでは……?」

(次号に続く)

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※:実際の処理時間はコンピュータの性能(処理速度)によって異なります。