納品書請求書領収書

Excel での、見積書・納品書・請求書・領収書の一番楽で速い作り方・後編

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(前号の続き)

ビジネスマン:「見積書を作るためのデータベースをまず初めに作りさえすれば、そのあとは Excel VBA を使うことで、見積書テンプレートに転記したいデータを一瞬で(※)転記できて、さらにそれを一瞬で(※)PDF ファイル化できるんですか。本当に便利ですね。でもたしかにこの方法って、楽で速いとは思うのですが、『飛行機』ほどでは……。」

丸井:「そうですね、『自動車』より速いとは思いますが、さすがに『飛行機』ほどではないですよね。」

ビジネスマン:「まさか、まだ何かスピードアップする方法があるんですか?」

丸井:「いえ、あいにく見積書の作成はこれ以上速くできません。しかし、このあと作成する『納品書』と『請求書』と『領収書』が、『自動車』に比べて格段に速く作成できます。ですので、4 つ全部の書類の作り方を知っていただいた段階で、『自動車』なのか、『飛行機』なのか、判断していただけますか?」

ビジネスマン:「わかりました、そうしましょう。ではさっそく納品書と請求書と領収書の作り方を教えて下さい。」

丸井:「はい。先程あなたがおっしゃった通り、納品書と請求書と請求書に書く内容は、見積書のそれと同じです。発行日以外は。」

ビジネスマン:「ええ。」

丸井:「ですので、一番初めに作った、『見積書を作るためのデータベース』を再利用します。」

ビジネスマン:「ほお。」

丸井:「つまり、納品書も請求書も領収書も、見積書の作り方と同じ方法で作るのです。」

ビジネスマン:「なるほど。」

丸井:「納品書を作る場合は、まず、『見積書を作るためのデータベース』に新しい列を追加し、その列を『納品書発行日』列とします。そしてその列の、納品書に記載したいデータ行に、納品書発行日を入力します。」

納品書発行日列を挿入

ビジネスマン:「ふむふむ。」

丸井:「次に、新しいコマンドボタンを適当な場所に設置します。そしてそのボタンに、『クリックされたら、データベース内のデータを納品書テンプレートにコピペ(コピー&ペースト)しなさい。コピーするデータはコレ、ペースト(貼り付け)するセルはココ。』という命令を、Excel VBA を使って設定します。」

ビジネスマン:「なるほど。今度は見積書のテンプレートではなくて、納品書のテンプレートに転記させるのか。」

丸井:「はい。これも見積書の時と同じく、一瞬で(※)転記されます。」

ビジネスマン:「私の会社では納品書に『金額』を記載しないんですが、そんなこともできるんですか?」

丸井:「はい、Excel VBA を使えば自由自在です。」

ビジネスマン:「ほぉ。」

丸井:「そしてまたもや見積書と同様、一瞬で(※)PDF ファイルが作られるボタンを、適当な場所に設置します。」

ビジネスマン:「なるほど。めちゃくちゃ楽ですね。しかも速そう。」

丸井:「はい。請求書を作る場合も、領収書を作る場合も、納品書と同じです。まず、『見積書を作るためのデータベース』に新しい列を 2 列追加し、それぞれ『請求書発行日』列、『領収書発行日』列とします。そして、請求するデータ行の請求書発行日列に請求書発行日を、領収書に記載したいデータ行の領収書発行日列に領収書発行日を、それぞれ入力します。次に、新しいコマンドボタンを 2 つ、適当な場所に設置して、それぞれ『クリックされたら、データベース上のデータを請求書テンプレートにコピペしなさい。コピーするデータはコレ、ペーストするセルはココ。』『クリックされたら、データベース上のデータを領収書テンプレートにコピペしなさい。コピーするデータはコレ、ペーストするセルはココ。』という命令を、Excel VBA を使って設定します。」

請求書発行日列・領収書発行日列の挿入

 

ビジネスマン:「そして、一瞬で(※) PDF ファイルが作られるボタンを、適当な場所に設置するわけですね。」

丸井:「はい、そうです。」

ビジネスマン:「うーむ。これは確かに楽で速そうですね。」

丸井:「はい。Excel を使った作り方では、おそらくこれ以上楽に、これ以上速くはできないと思います。」

ビジネスマン:「ほぉぉ、まさに『飛行機』ですね。『飛行機』よりも楽で速い移動手段は、今のところ存在しないですもんね。」

丸井:「はい。ご納得いただけて良かったです。少し話はそれるのですが、実はこの作り方のメリットは、これだけではないのです。」

ビジネスマン:「えぇぇ!?これ以上いったいまだ何があるって言うんですか??」

(次号に続く)

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※:実際の処理時間はコンピュータの性能(処理速度)によって異なります。