見積書を作るためのデータベース

Excel での、見積書・納品書・請求書・領収書の一番楽で速い作り方・前編

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(前号の続き)

ビジネスマン:「事前に Excel でテンプレートを作っておいて、そのコピーに記載内容を打ち込む作り方。この書類の作り方を『自動車』だとすれば、『飛行機』並みに楽に速く作ることが、Excel VBA を使えばできるなんて……。一体どういう仕組みでそんなことが可能になるんですか?」

丸井:「では見積書の作成を例に、説明いたしましょう。まず初めに、発行日と宛先と商品内訳を Excel に打ち込みます。」

ビジネスマン:「商品内訳ということはつまり、商品名、数量、単価などの明細ですね?」

丸井:「はい。それらと発行日と宛先をすべて打ち込みます。」

ビジネスマン:「見積書のテンプレートに、ですか?」

丸井:「いえ、見積書のテンプレートではなくて、『見積書を作るためのデータベース』に打ち込みます。」

ビジネスマン:「データベース?」

丸井:「はい。わかりやすく言えば、『発行日や宛先や商品内訳の表(ひょう)』を作るのです。」

ビジネスマン:「表?」

丸井:「はい。今後は、すべての見積書の発行日と宛先と商品内訳を、この表に打ち込みます。今作ろうとしている見積書の発行日・宛先・商品内訳も、明日作る別の見積書の発行日・宛先・商品内訳も、明後日作るまた別の見積書の発行日・宛先・商品内訳も、それ以降のぶんも、とにかく全部打ち込みます。」

ビジネスマン:「ふーむ。」

丸井:「たとえばこんな感じで打ち込んでいきます―――

1 行目……○年 4 月 1 日、顧客 A 、商品 X 、1 個、単価 1 万円。
2 行目……○年 4 月 1 日、顧客 A 、商品 Y 、2 個、単価 2 万円。
3 行目……○年 4 月 1 日、顧客 A 、商品 Z 、3 個、単価 3 万円。
4 行目……○年 4 月 2 日、顧客 B 、商品 X 、4 個、単価 1 万円。
5 行目……○年 4 月 3 日、顧客 C 、商品 X 、5 個、単価 1 万円。
6 行目……○年 4 月 3 日、顧客 C 、商品 Y 、6 個、単価 2 万円。」

 

見積書を作るためのデータベース

ビジネスマン:「なるほど。1 つの表にすべての見積書のデータをまとめるのですね。確かにこれはデータベースですね。」

丸井:「はい。」

ビジネスマン:「でも見積書のほかにデータベースも作るなんて、作業が増えているじゃないですか。これじゃ『飛行機』とは言えませんよ?」

丸井:「たしかに、作業が増えれば『飛行機』とは言えません。しかし一度データベースに打ち込んだ発行日・宛先・商品内訳は、この先二度と打ち込むことはありません。どの書類にも。つまり、今から作る見積書に、今さっき打ち込んだ発行日・宛先・商品内訳は打ち込みません。」

ビジネスマン:「えぇぇ?見積書に発行日と宛先と商品内訳を打ち込まないで、一体どうやって見積書を作るって言うんですか?発行日と宛先と商品内訳のない見積書なんて、見積書じゃないですよ??」

(次号に続く)

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