エクセルでの見積・納品・請求・領収書の効率的な作り方①

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ビジネスマン:事前にExcelでテンプレートを作っておいて、必要な時に、そのコピーに記載事項を打ち込む作り方。この作り方を「自動車」だとすれば、マクロを使うことで「飛行機」並みに速くなるだなんて……一体どういう仕組みで?

丸井:ではまず、見積書の作り方からご説明します。

ビジネスマン:お願いします。


見積書の効率的な作り方「手順1:テンプレートを作る」


丸井:初めに、Excelで見積書のテンプレートを作ります。

ビジネスマン:ふむふむ。まずテンプレートを作るんですね。私の作り方と一緒ですね。

丸井:そうですね。


見積書の効率的な作り方「手順2:データベースを作る」


丸井:次に、発行日・宛先・商品明細などの記載事項を、Excelに打ち込みます。打ち込む先は、見積書テンプレートのコピーではなく、「見積書を作るためのデータベース」です。

ビジネスマン:データベース?

丸井:わかりやすく言えば、「表(ひょう)」です。見積書に記載する内容すべてを打ち込む表です。さらに言えば、自社が発行するすべての見積書の、すべての記載内容を打ち込む表です。たとえば、↓こうやって打ち込みます。

見積書を作るためのデータベース

ビジネスマン:なるほど。1 つの表にすべての見積書のデータをまとめるわけですね。

丸井:はい。


データを打ち込むのはデータベースにだけ


ビジネスマン:でも見積書のほかにデータベースも作るなんて、作業が増えていますよね。これじゃ「飛行機」とは言えないと思うんですけど?

丸井:たしかに、作業が増えれば「飛行機」とは言えません。でも、一度データベースに打ち込んだデータはこの先、二度と打ち込むことはありません。今から作る見積書にさえ、打ち込みません。

ビジネスマン:えぇ?見積書に発行日・宛先・商品明細を打ち込まないで、一体どうやって見積書を作るって言うんですか?

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追伸


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