ビジネスマン：事前にExcelでテンプレートを作っておいて、必要な時に、そのコピーに記載事項を打ち込む作り方。この作り方を「自動車」だとすれば、マクロを使うことで「飛行機」並みに速くなるだなんて……一体どういう仕組みで？
丸井：ではまず、見積書の作り方からご説明します。
ビジネスマン：お願いします。
見積書の効率的な作り方の手順
- テンプレートを作る
- データベースを作る
- マクロを使って転記する
見積書の効率的な作り方「手順1：テンプレートを作る」
丸井：初めに、Excelで見積書のテンプレートを作ります。
ビジネスマン：ふむふむ。まずテンプレートを作るんですね。私の作り方と一緒ですね。
丸井：そうですね。
見積書の効率的な作り方「手順2：データベースを作る」
丸井：次に、発行日・宛先・商品明細などの記載事項を、Excelに打ち込みます。打ち込む先は、見積書テンプレートのコピーではなく、「見積書を作るためのデータベース」です。
ビジネスマン：データベース？
丸井：わかりやすく言えば、「表（ひょう）」です。見積書に記載する内容すべてを打ち込む表です。さらに言えば、自社が発行するすべての見積書の、すべての記載内容を打ち込む表です。たとえば、↓こうやって打ち込みます。
ビジネスマン：なるほど。1 つの表にすべての見積書のデータをまとめるわけですね。
丸井：はい。
データを打ち込むのはデータベースにだけ
ビジネスマン：でも見積書のほかにデータベースも作るなんて、作業が増えていますよね。これじゃ「飛行機」とは言えないと思うんですけど？
丸井：たしかに、作業が増えれば「飛行機」とは言えません。でも、一度データベースに打ち込んだデータはこの先、二度と打ち込むことはありません。今から作る見積書にさえ、打ち込みません。
ビジネスマン：えぇ？見積書に発行日・宛先・商品明細を打ち込まないで、一体どうやって見積書を作るって言うんですか？
追伸
私・丸井翔がマクロを駆使して作った『Dmaker ディーメーカー：四書作成用Excelファイル（無料）』を使えば、誰でも簡単に、美しいデザインの四書（見積書・納品書・請求書・領収書）をすばやく作成・保存・集計・検索できます。