ビジネスマン：その作り方で得られるメリットがまだあるなんて……「見積書・納品書・請求書・領収書を速く作ることができる」ほかに、どんなメリットがあるんですか？
2つ目のメリット：保存がしやすい
丸井：Excelですので、まず「保存がしやすい」です。
ビジネスマン：そうですね。Excelは、普段から使っていて使い慣れているわけですし、まぁ困ることは皆無でしょうね。
3つ目のメリット：検索がしやすい
丸井：ほかのメリットは、「一つのデータベースにすべての情報が収まっている」からこそ、得られるメリットです。
ビジネスマン：一つのデータベースにすべての情報……あ、「検索がしやすい」ですか？
丸井：はい、おっしゃる通りです。一つのデータベースにすべての情報が収まっているので、そこの中を探すだけで、探し物は必ず見つかります。これ以外のファイルの中を探す必要がありません。しかもExcelはそもそも標準搭載の検索機能が優れていますから、操作が簡単な上、一瞬です。
ビジネスマン：なるほど。
丸井：さてメリットはまだあります。
ビジネスマン：うーん、なんだろ。
4つ目のメリット：集計がしやすい
丸井：「集計がしやすい」です。
ビジネスマン：集計？
丸井：はい。一つのデータベースにすべての情報が収まっているので、そこの中を集計するだけで、集計作業が完了します。複数のファイルからデータをかき集めて集計する必要がありません。しかもExcelはそもそも標準搭載の集計機能が優れていますから、操作が簡単な上、一瞬です。
ビジネスマン：なるほど。
丸井：ですので、たとえば売上高や販売数量の集計も一瞬です。
ビジネスマン：なるほど。
フィルタを使った簡単な集計方法
ビジネスマン：集計するのにもマクロを使うんですか？
丸井：もちろんそれでもできますが、そこまでせずとも、集計は「フィルタ」で簡単にできます。
ビジネスマン：フィルタ？
丸井：フィルタは、Excel に標準搭載されている機能です。数クリックで、データベース内の「ユーザーが指定した条件」に合致する行だけを表示させることができます。
ビジネスマン：ユーザーが指定した条件？
丸井：はい。こちらをご覧ください。──
──このデータベースで、たとえば「納品書発行日セルに日付の入った行だけを表示させる」と指定すれば、納品書発行日セルが空白の行（つまり売れなかった商品の行）は非表示になって、納品書発行日セルに日付の入った行（つまり売れた商品の行）だけが表示されます。──
──あとは、表示されている金額（数量×単価）を合計すれば売上高が集計できますし、数量を合計すれば販売数量が集計できます。
ビジネスマン：なるほど。
丸井：期間をしぼって、たとえば「○年5月分の売上高」を集計することもできます。その場合は「納品書発行日セルに○年5月の日付が入った行だけを表示させる」と指定します。すると、↓こうなります。
ビジネスマン：ほほー、これは便利ですね。
丸井：はい。さらに、「顧客Aに対する○年5月分の売上高」を集計することもできます。その場合は「納品書発行日セルに○年5月の日付が入った行だけを表示させて、宛先セルにAが入った行だけを表示させる」と指定します。すると、↓こうなります。
ビジネスマン：うーむ、すごく便利ですね……実際に私も普段、売上を集計しているので、これは本当に便利だと思います。
まとめ
丸井：さて、長々と説明してしまいましたが、いかがでしたでしょうか。最後にもう一度、「Excelでの見積書・納品書・請求書・領収書の効率的な作り方」をおさらいしましょう。──
- テンプレート（4つ）とデータベース（1つ）を作る
- データベースからテンプレートへの転記をマクロで一瞬でする
- PDF化もマクロで一瞬でする
──この作り方で得られるメリットは4つです。──
- 速く作成できる
- 保存しやすい
- 検索しやすい
- 集計しやすい
──「おそらくExcelでこれ以上速く作ることはできない」と言えるほど、この作り方は速いです。
ビジネスマン：いやぁ、すばらしい。今日はおかげさまで、Excelの秘めた能力を知ることができました。
丸井：それはよかったです。
ビジネスマン：本当にありがとうございました。
丸井：こちらこそ、ありがとうございました。
追伸
私・丸井翔がマクロを駆使して作った『Dmaker ディーメーカー：四書作成用Excelファイル（無料）』を使えば、誰でも簡単に、美しいデザインの四書（見積書・納品書・請求書・領収書）をすばやく作成・保存・集計・検索できます。
上の記事では、見やすくするために、データベースに「金額（数量×単価）」列や「金額の合計」セル、「数量の合計」セルがありませんが、Dmakerでは、それらも最初からちゃんとあります。