相談者 「エクセルでの見積・納品・請求・領収書の効率的な作り方②」に、マクロを使えばデータベースからテンプレートへの転記をワンクリックでできると書いてあります。Excelに登録する操作手順について、もう少しくわしく教えてください。
丸井 ではExcelで見積書を作成する場合を例に、ご説明いたしましょう。
相談者 お願いします。
丸井 こちらは見積書を作るためのデータベースのサンプルです。こちらをご覧になりながら、どうぞ。
相談者 はい。
Excelに登録する操作手順
丸井 Excelには操作手順をこう登録します。──
- 「見積書」ボタンがクリックされた時、もしも「見積書番号」列のセルが一つだけ選択されていなければ、マクロを終了する
- 選択されているセルの、一つ右隣のセルのデータを見積書テンプレート（以下、テンプレート）の見積書発行日セルにコピペして、二つ右隣のセルのデータをテンプレートの案件名セルにコピペして、三つ右隣のセルのデータをテンプレートの案件詳細セルにコピペして、四つ右隣のセルのデータを……（以下省略）
- 選択されているセルのデータと同じデータを「見積書番号」列内で探して、もしも同じデータがあれば、その行のデータを2.と同様にコピペする
- 以上の操作手順が終われば、マクロを終了する
──これで、たとえば、C7セルを選択して「見積書」ボタンをクリックすると、「見積書番号」列に「12345」と入力された行のデータが、テンプレートに転記されることになります。
そうしてこんな見積書ができあがります。
相談者 なるほど、これはいいですね。複数行にまたがっても、問題なく転記されるわけですね。
複数行が離れていても大丈夫
丸井 はい。操作手順の3.を登録することで、それを実現しています。この操作手順3.はとても優秀で、もしもその複数行が離れていたとしても、問題なく転記されるのです。こちらのデータベースをご覧ください。「12345」がセルC7、C8、C17に入力されています。
相談者 だいぶ離れていますね。
丸井 はい。こんな時でも、セルC7を選択して「見積書」ボタンを押すと、こんな見積書ができあがります。
相談者 おお～、これはすばらしい。
まとめ
丸井 Excelに操作手順をこう登録することで、データベースの複数行のデータをテンプレートに転記することができます。その複数行が離れていても問題ありません。──
- 「見積書」ボタンがクリックされた時、もしも「見積書番号」列のセルが一つだけ選択されていなければ、マクロを終了する
- 選択されているセルの、一つ右隣のセルのデータを見積書テンプレート（以下、テンプレート）の見積書発行日セルにコピペして、二つ右隣のセルのデータをテンプレートの案件名セルにコピペして、三つ右隣のセルのデータをテンプレートの案件詳細セルにコピペして、四つ右隣のセルのデータを……（以下省略）
- 選択されているセルのデータと同じデータを「見積書番号」列内で探して、もしも同じデータがあれば、その行のデータを2.と同様にコピペする
- 以上の操作手順が終われば、マクロを終了する
──この操作手順は見積書の場合です。
相談者 会社に帰ったら、さっそくこのやり方でやってみます。ありがとうございました。
丸井 はい、こちらこそありがとうございました。
追伸
私・丸井翔がマクロを駆使して作った『Dmaker ディーメーカー：四書作成用Excelファイル（無料）』を使えば、誰でも簡単に、美しいデザインの四書（見積書・納品書・請求書・領収書）をすばやく作成・保存・集計・検索できます。もちろん、データベースの複数行のデータで四書を作成できますし、その複数行が離れていても大丈夫です。