データベースからテンプレートへの転記って、面倒じゃないですか?

データベースからテンプレートへの転記って面倒ですが?

中小企業経営者 Excelを使って自分で見積書や請求書を作るなら、まず初めに、見積書や請求書に書く内容のデータベースを作って、そしてその後、そのデータベースから、作りたい書類のテンプレートに転記する、という方法が一番いいんですよね?たしかに、すべての見積書や請求書の情報がはいったデータベースがあれば、あとあとデータの抽出や並べ替え、集計が簡単にできて、すごく便利だとは思います。でも。でもですよ?データベースからテンプレートに転記するのって、めちゃくちゃ面倒じゃないですか?だから私としては、その方法って実際どうなの?と、疑念を抱かずにはいられないわけなんですよ…。

丸井 たしかに、データベースからテンプレートへの転記を、ひとつひとつ手作業でやったら、めちゃくちゃ面倒くさいです。

中小企業経営者  ですよね。

丸井  でもExcelにはとても便利な機能があって、その転記を一瞬でしてしまうことができるんです。

中小企業経営者  ええ!?そうなんですか?どうやって?

丸井  「マクロ」という機能を使います。

中小企業経営者  マクロ?

丸井  デジタル大辞泉(ⓒ小学館)によりますと、マクロとはこういうものです。「パソコンで、複雑な操作の手順をあらかじめ登録しておき、必要なときに簡単に実行させる機能。マクロ機能。」もう少し砕いて説明しましょう。たとえば、あなたが、ご自分で作るExcel文書のフッターに、いつも「ご自分のお名前」と「作成日付」を入れているとします。その場合、具体的な手順は、①「挿入」をクリック→②「ヘッダーとフッター」をクリック→③任意の場所を選択→④テキスト(名前)を入力→⑤任意の場所を選択→⑥「現在の日付」をクリック、といったところでしょうか。

中小企業経営者  そうですね。細かくまでは覚えていませんが、大体そんな感じですね。

丸井  マクロを使えば、この6工程を、たったのワンクリックという1工程に、短縮できるんです。

中小企業経営者  おおお、そんなことができるんですか。それはめちゃくちゃ便利ですね。

丸井  はい。じゃあ、データベースからテンプレートへの転記はと言うと、おそらく6工程どころか、もっともっとたくさんの工程が必要だと思います。10とか20とか、もしかしたらそれ以上かもしれません。でも、マクロを使えば、フッターに名前と日付を一瞬で入れられるのと同じように、データベースからテンプレートへの転記も、一瞬でできるようになるんです。

中小企業経営者  はぁー、そうなんですね。

丸井  はい。ですので安心していただければと思います。

中小企業経営者  わかりました。

丸井  ただ、そんな便利なマクロですが、ひとつだけネックがあるんですよ。本当はあんまり言いたくないんですが…。

中小企業経営者  ええ?何です?ネックって。

丸井  マクロ初心者の人がそこまでマクロを使いこなすには、多少勉強が必要になる点です。

中小企業経営者  え?勉強しないといけないの?

丸井  フッターに名前を入れるぐらいだったら簡単なんですが、データベースからテンプレートへの転記は正直なところ、さすがに「はい、誰でもすぐにできますよ」とは言えないんですよね…。

中小企業経営者  うーん、マクロの勉強をする時間は、今はないなぁ…。

丸井  でも安心してください。そんな人のために私が作った、データベースからテンプレートへの転記を一瞬でできるマクロを組み込み済みのExcelファイルがあるんですよ。こちらのサイトで無料でプレゼントしていますので、もしよければダウンロードしてみてください。

中小企業経営者  無料ですか?わー、それは助かります。一回ダウンロードしてみますよ。ありがとうございます。

丸井  でも、とは言えマクロの勉強もおすすめですよ。データベースからテンプレートへの転記だけでなく、ほかにも色んなことが一瞬で処理できるようになりますから。仕事の効率化にとって、マクロは超強力な助っ人なんですよ。実際私自身、マクロなくして今の状況を維持することは不可能なぐらいですから。

中小企業経営者  はぁー、そうなんですね。わかりました。ちょっと考えてみます。今日はありがとうございました!

丸井  はい、ありがとうございました。

 

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