対顧客Aの○年5月の売上

Excel で作った一つのデータベースにすべての情報を収めるメリット

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(前号の続き)

ビジネスマン:「その作り方のメリットはまだあるんですか!?『楽に速く、見積書・納品書・請求書・領収書を作ることができる』ほかに、いったい何があるって言うんですか??」

丸井:「『一つのデータベースにすべての情報が収まっている』からこそ、得られるメリットです。」

ビジネスマン:「一つのデータベースにすべての情報……。まさか、『検索がしやすい』点ですか?」

丸井:「たしかにそれもメリットです。」

ビジネスマン:「ええ、そうですよね。」

丸井:「私が強調したいメリットは、『集計がしやすい』点です。」

ビジネスマン:「集計?」

丸井:「はい。『見積書を作るためのデータベース』は、もはや見積書を作るためだけのデータベースではありません。」

ビジネスマン:「ああ、たしかに。そのデータベースを使って納品書も請求書も領収書も作るわけですから、言うなれば『見積書と納品書と請求書と領収書を作るためのデータベース』ですね。」

丸井:「はい。そしてその中の、『納品書を作るために使った行』のデータを集計すれば、何が集計できるでしょうか?」

ビジネスマン:「納品書を作るために使った行……売上か!」

丸井:「はい。つまり集計の中でも特に、『売上の集計が簡単にできる』点が大きなメリットなのです。」

ビジネスマン:「それも Excel VBA を使うのですか?」

丸井:「もちろんそれでもできますが、そこまでせずとも、『フィルタ』を使えばもっと簡単にできます。」

ビジネスマン:「フィルタ?」

丸井:「はい。Excel に標準搭載されている機能です。わずか数クリックで、一瞬で(※)データベース内の、『ユーザーが指定した条件』に合致しない行をすべて非表示にして、合致する行のみを表示させることができます。」

ビジネスマン:「ユーザーが指定した条件?」

丸井:「はい。たとえば『顧客 A 』と指定すれば、顧客 B や顧客 C など、顧客 A 以外の行がすべて非表示になって、顧客 A の行だけが表示されます。」

ビジネスマン:「ほぉ、それは便利ですね。」

丸井:「はい。しかもこの機能は、複数の条件を指定できます。」

ビジネスマン:「ほほぉ。」

丸井:「つまり、たとえば顧客 A の行だけを表示させたあと、さらに『納品書発行日○年 5 月』と指定して、顧客 A の納品書発行日○年 5 月の行だけを表示させることができるのです。」

ビジネスマン:「ほぉぉぉ。」

丸井:「この機能を使って、納品書を作るために使った行だけを表示させれば、『自分(自社)の総売上』が簡単に集計できます。そしてそのあと顧客 A の行だけを表示させれば『対顧客 A の売上』が、続けて納品書発行日○年 5 月の行だけを表示させれば『対顧客 A の○年 5 月の売上』が、いとも簡単に集計できます。」

 

対顧客Aの○年5月の売上

ビジネスマン:「それはすごく便利ですね!実際に私も普段、売上を集計しているので、それは本当に便利だと思います。」

丸井:「ありがとうございます。この最後のメリットは、Excel VBA を使わないので本題からそれた話だとは思いましたが、『事務作業の効率化』という意味では、まったく見当違いというわけでもないと思ったので、あえてお話ししました。」

ビジネスマン:「いやぁ、お話ししていただけて良かったです。おかげさまで、Excel の秘めた能力を少しだけ、垣間見られたような気がします。そうかぁ。Excel VBA ってすごく便利なんですね。私も勉強しようかなぁ。」

丸井:「ええ、今回お話しした見積書・納品書・請求書・領収書の作成以外にも、さまざまな事務作業に使えますので、Excel VBA はおすすめです。びっくりするぐらい、いろんな事務作業が楽に速くなりますよ。」

ビジネスマン:「そうですか……よし、決めた!勉強してみよう!今日はありがとうございました!」

丸井:「陰ながら応援しています。今日はこちらこそ、ありがとうございました。」

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※:実際の処理時間はコンピュータの性能(処理速度)によって異なります。