Excel初心者でもできる事務作業効率アップの方法

Excel初心者でもできる事務作業効率アップの方法を教えてください。

OL 翔さんこんにちは。私はExcel初心者です。こんな私でもできる、事務作業を速くする方法があったら教えてください。

丸井翔 こんにちは。Excelを使って事務作業のお仕事をされているんですね。初心者のかたにおすすめなのは、ショートカットキーを使うことです。

OL ショートカットキー?

丸井翔 ショートカットキーとは、「コンピュータの特定の機能を動作させるために押すキー(出典:Wikipedia)」のことです。たとえば、Excelでファイルの保存をしようと思ったら、普通だったらマウスを使って、画面左上の「オフィスボタン」>「上書き保存」をクリックしますよね。

OL ええ。

丸井翔 それをキーボードだけでできるんです。具体的には、「Ctrl(Macの場合command)」キーを押しながら「S」キーを押します。これだけで保存ができます。これがショートカットキーです。ポインタを「オフィスボタン」や「上書き保存」に合わせる必要もありません。ですのでもちろん、マウスを手に持つ必要もありません。保存したいなと思ったら、ただ「Ctrl」キーを押しながら「S」キーを押すだけです。つまり、ショートカットキーとは「操作をショートカットできるキー」のことなんです。

OL えー、それは便利ですね。

丸井翔 はい。そしてこの便利なショートカットキーはたくさんあります。100個以上あります。本当はその全部を覚えるのが一番良いのでしょうが、それはあまりにも大変です。ですので、今日は私も頻繁に使う3つに絞ってご紹介いたしましょう。

OL お願いします。

丸井翔 一つ目は、「コピー」です。これは、コピー元のセルを選択したあと、「Ctrl」キーを押しながら「C」キーを押します。

OL ふむふむ。

丸井翔 二つ目は、「貼り付け」です。これは、貼り付け先のセルを選択したあと、「Ctrl」キーを押しながら「V」キーを押します。

OL あ。これでコピペ(コピー&ペースト)ができますね!

丸井翔 はい。私はよくコピペを使いますから、これらのショートカットキーは本当によく使います。ちなみに、これらは左手だけで押せますから、私は普段右手でマウスを持って、コピー元のセルや貼り付け先のセルを選択して、左手でコピーと貼り付けのショートカットキーを押す、ということをよくやります。

OL なるほど。

丸井翔 三つ目は、「切り取り」です。これは、切り取り元のセルを選択したあと、「Ctrl」キーを押しながら「X」キーを押します。

OL あー、たしかにこの3つはよく使いますよね。

丸井翔 はい。まずはこの3つだけでも覚えておかれると、今までよりも、かなり作業が速くなると思いますよ。

OL わかりました、ありがとうございます!さっそく使ってみます!