ビジネスマン 恥ずかしながら、私のパソコンの中がぐっっっちゃぐちゃです。だから目当てのファイルを見つけ出すのにひと苦労です。何か良い方法はありませんか？
ファイルを上手に整理整頓すれば検索は簡単
丸井 たとえば図書館で目当ての本を探すのは簡単だと思うのですが、それはなぜかと言いますと、ご存知のとおり「整理整頓」されているからです。ですので、パソコン内のファイルは必ずきれいに整理整頓しましょう。
ビジネスマン ええ。
丸井 パソコン内ファイルの整理整頓の基本的なポイントは3つです。──
- すべてのファイル名の頭に作成日付を入れる
- 案件ごとにフォルダを作成し、それらにすべてのファイルを分別整理する
- すべての案件フォルダを、コレと決めた一つのフォルダに入れる
──では順番にご説明しましょう。
整理整頓のポイント1：すべてのファイル名の頭に作成日付を入れる
丸井 ファイルを作成した日付を、ファイル名の一番最初に入れます。たとえば、2017年1月20日に作った、見積書番号12345番の見積書だったら──
20170120見積書12345
──といった感じです。月も日も、必ず2ケタにしてください。1月なら「01」、2日なら「02」といった具合です。
ビジネスマン わかりました。年の部分は2ケタでもいいんですか？つまり「170120」でもいいんですか？
丸井 ええ、かまいません。年の部分は、2ケタでも4ケタでも、お好きなほうで入力してください。ただし、必ずどちらかに統一してください。今日は2ケタ（「170120」）、明日は4ケタ（「20170121」）、という入れ方は避けてください。もしも2ケタ（「170120」）と決めたのであれば、そこから先はずっと2ケタで入力してください。
ビジネスマン なんで統一しないといけないんですか？
丸井 頭に日付を入力する目的は、フォルダ内でのファイルの並べ順を日付順にするためです。もしも2ケタと4ケタをごちゃまぜにしてしまえば、ファイルが日付順に並ばなくなってしまいます。だからです。
ビジネスマン なるほど。わかりました。
整理整頓のポイント2：案件ごとにフォルダを作成し、それらにすべてのファイルを分別整理する
丸井 もちろん、フォルダ名の頭にも日付を入力してください。フォルダを作成した日付でけっこうです。たとえば、新製品開発の案件だったら──
20170120新製品開発
──といった感じです。もちろん年の部分を2ケタに統一しているのであれば、「170120新製品開発」と入力します。こうしておけば、フォルダも日付順に並びますので、あとで探し物をするのが楽になります。
ビジネスマン ふむふむ。
整理整頓のポイント3：すべての案件フォルダを、コレと決めた一つのフォルダに入れる
丸井 たとえば、デスクトップ上にフォルダを新規作成して、好きな名前をつけます。たとえば「My Files」など、そのフォルダが、自分の作ったファイルを保存する場所であることが一目でわかる名前が良いかもしれません。そこに先程つくった案件フォルダをすべて入れます。こうしておけば、自分が分別整理したファイルはすべて、ここに入っていて、しかも日付順に並んでいますから、ファイル探しもらくらくです。
ビジネスマン なるほど、よくわかりました。一つ質問なのですが、コレと決めた一つのフォルダのフォルダ名に、日付は入れなくていいんですか？
丸井 はい、このフォルダ名に日付は不要です。
まとめ
丸井 パソコン内のファイルをきれいに整理整頓すれば、検索は簡単です。整理整頓のポイントは3つ──
- すべてのファイル名の頭に作成日付を入れる
- 案件ごとにフォルダを作成し、それらにすべてのファイルを分別整理する
- すべての案件フォルダを、コレと決めた一つのフォルダに入れる
──です。
ビジネスマン わかりました、ありがとうございます。会社に戻ったら、さっそくやってみます！
追伸
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