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美しいデザインのビジネス文書の効率的な作り方:初級編

おしゃれなビジネス文書の効率的な作り方

相談者   おしゃれなビジネス文書を、できるだけ時間をかけないで作りたいのですが、できますか?

丸井   はい、もちろん可能です。Excelを使って、たとえばこんな文書を短時間で作ることができます。

エクセルを使えば、こんな文書もパパッと作ることができます。

相談者   おお〜、いいですね。


Excelを使う理由


丸井   WordやPowerPointなど、文書を作るソフトが他にもいろいろある中、なぜExcelを使うのかと申しますと、Excelは──

  1. デザイン技法を活用しやすいから
  2. 表やグラフを載せやすいから
  3. オリジナルのテンプレートを作成できるから

──です。それぞれ、くわしく見ていきましょう。


1. Excelはデザイン技法を活用しやすい


丸井   Excelは、レイアウトが自由自在です。つまり、文字・表・グラフ・画像などすべての素材を、思い通りに配置できます。そのため、デザイン技法の活用がとてもしやすいのです。

相談者   たしかに、好きな場所に好きなことを書けますね。Excelは。

丸井   はい。当投稿記事量の関係上、細かいデザイン技法の解説は割愛させていただきますが、これは、WordやPowerPointにはない強みです。

相談者   へ~、そうなんですか。


2. Excelは表やグラフを載せやすい


丸井   Excelは、ご存知の通り、そもそも表計算ソフトです。そのため、表やグラフを作るのに最も適しています。パッと作ってパッと載せることができます。WordやPowerPointでは、こうは行きません。

相談者   たしかにそうですね。WordやPowerPointで表やグラフを載せようと思ったら、結局Excelで作ってそれをコピペ(コピー&ペースト)することになりますもんね。

丸井   そうですね。


3. Excelはオリジナルのテンプレートを作成できる


丸井   Excelは、ユーザーが自由にテンプレートを作って使うことができます

相談者   テンプレートって、要するに「ひな形」ってことですよね?

丸井   はい、おっしゃる通りです。

相談者   それを好きなように作れるってことかー。それは便利ですね。

丸井   ええ、そうですね。それでは、作り方にまいりましょう。──


美しいデザインのビジネス文書の効率的な作り方


  1. Excelで文書のデザインをする
  2. テンプレートとして保存する
  3. テンプレートをもとに新しいブックを作成する
  4. 記載内容を入力する
  5. 印刷・PDF発行をする
  6. ブックを通常のファイルとして保存する(作成した文書を念のためExcelファイルとして保存しておきたい場合のみ)

1. Excelで文書のデザインをする


Excelでお好みの文書をデザインしてください。

【エクセル】美しい請求書デザインの作り方」で、請求書デザインの作り方をご紹介しています。


2. テンプレートとして保存する


[Office]ボタン(画面左上)

[名前を付けて保存]

[Excelブック]

[ファイル名]に任意のファイル名を入力、
[ファイルの種類]で「Excelテンプレート(*.xltx)」を選択、
[保存]


3. テンプレートをもとに新しいブックを作成する


テンプレートを作成したら、以後はそれをもとに新しいブックを作成します。

[Office]ボタン(画面左上)

[新規作成]

[マイテンプレート]

2.で作成したテンプレートファイルを選択して[OK]


4. 記載内容を入力する


日付・宛名・題名・本文など、文書に記載したい内容を入力してください。


5. 印刷・PDF発行をする


文書を、紙に印刷したい場合は「印刷」を、PDFファイルにしたい場合は「PDF発行」を、してください。

◆印刷

[Office]ボタン(画面左上)

[印刷]

[印刷]

[OK]

◆PDF発行

[Office]ボタン(画面左上)

[名前を付けて保存]

[PDFまたはXPS]

任意の保存場所を選択、
[ファイル名]に任意のファイル名を入力、
[ファイルの種類]で「PDF(*.pdf)」を選択、
[発行]


6. ブックを通常のファイルとして保存する


作成した文書を、念のためExcelファイルとして保存しておきたい場合は、この方法で保存してください。もしも保存する必要がない場合は、この項目は飛ばしていただいて構いません。

[Office]ボタン(画面左上)

[上書き保存]もしくは[名前を付けて保存]

任意の保存場所を選択、
[ファイル名]に任意のファイル名を入力、
[保存]


テンプレートを編集する方法


相談者   いやー、ありがとうございます。とてもわかりやすかったです。

丸井   よかったです。

相談者   あ、そうだ。テンプレートを後からいじることってできますか?ほら、何か項目を増やしたり減らしたりとか。

丸井   はい、もちろんできます。Excelは、テンプレートを編集するのも簡単です。──

[Office]ボタン(画面左上)

[開く]

編集したいテンプレファイルを選択して[開く]

任意の編集をする

[Office]ボタン

[上書き保存]

[Office]ボタン

[閉じる]


まとめ


丸井   Excelを使えば、美しいデザインのビジネス文書を効率的に作ることができます。なぜならExcelは──

  1. デザイン技法を活用しやすい
  2. 表やグラフを載せやすい
  3. オリジナルのテンプレートを作成できる

──からです。作り方は簡単です。──

  1. Excelで文書のデザインをする
  2. テンプレートとして保存する
  3. テンプレートをもとに新しいブックを作成する
  4. 記載内容を入力する
  5. 印刷・PDF発行をする
  6. ブックを通常のファイルとして保存する(作成した文書を念のためExcelファイルとして保存しておきたい場合のみ)

──一度テンプレートを作ってしまえば、以後は3.からで大丈夫です。

相談者   そうかー、2回目以降から作業が楽になるわけですね。

丸井   そういうことですね。そしてもちろん、後からテンプレートを編集するのも簡単です。

相談者   よーし、これからはこの方法で作ってみよう。今日はありがとうございました。

丸井   はい、こちらこそ、ありがとうございました。


追伸


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