中小企業経営者 Excelを使って自分で見積書・納品書・請求書・領収書（以下、四書といいます）を作ってみようと思います。翔さんのおすすめの方法は「まず四書に書く内容のデータベースを作って、そこから四書の各テンプレートに転記する方法」とのことですが、そもそもデータベースとは一体どんなもののことを言うのですか？もう少し詳しく教えてください。それと、データベースを作ることのメリットを教えてください。
データベースとは？
丸井 データベースとは「コンピューターで、関連し合うデータを収集・整理して、検索や更新を効率化したファイル」（『デジタル大辞泉』ⓒ小学館）のことですが、簡単に言いますと、「情報の一覧表」のことです。
中小企業経営者 情報の一覧表？
丸井 たとえば住所録。iPhoneアプリでは「連絡先」という名前で初めから入っていますよね。
中小企業経営者 ええ。
丸井 このアプリでは、人物ごとに名前、電話番号、住所、メアドなどが表示されますが、仮にこれを一枚の表で表示すればこうなります。──
──これをデータベースと言います。
中小企業経営者 なるほど。たしかに情報の一覧表ですね。
エクセルでデータベースを作るメリットとは？
丸井 Excelでデータベースを作ることのメリットは、データの「抽出」「並べ替え」「集計」などが簡単にできることです。住所録で言えば──
- 東京都に住んでいる人だけを抽出する
- アイウエオ順に並べ替える
- メアドを持っている人の数を集計する
──などということが一瞬でできます。
中小企業経営者 へ～それはすごいですね。
丸井 はい。つまり、四書をデータベースの状態で保存すれば、あとあとすごく便利なんです。
中小企業経営者 四書データの抽出・並べ替え・集計が簡単にできるということですか？
丸井 はいそうです。
見積書・納品書・請求書・領収書をエクセルでデータベース化すればできることの例
丸井 これは四書データベースのサンプルです。──
──たとえば「過去A社に商品甲の見積をいくらで出したかな？」と思ったら、その金額を一瞬で抽出することができます。
中小企業経営者 お～。
丸井 「2018年5月の売上はいくらかな？」と思ったら、それも一瞬で集計することができます。
中小企業経営者 おお～。
丸井 「2018年5月のB社に対する売上はいくらかな？」と思ったら、それも一瞬で集計することができます。
中小企業経営者 おおお～。
丸井 「商品乙はこれまでに、いくら売り上げたかな？」と思ったら、それも一瞬で集計することができます。
中小企業経営者 おおおお～。
丸井 まだまだいろんなことができますが、よく使う機能でいえばこんなところでしょうか。
中小企業経営者 うーむ、これはたしかに便利ですね。
まとめ
丸井 データベースとは──
- 情報の一覧表
──です。それをエクセル作るメリットは──
- データの「抽出」「並べ替え」「集計」などが簡単にできること
──です。四書をエクセルでデータベース化すれば、たとえばこんなことができます。──
- 過去A社に出した商品甲の見積を一瞬で抽出
- 今月の売上を一瞬で集計
- 今月のB社に対する売上を一瞬で集計
- 商品乙の累計売上を一瞬で集計
中小企業経営者 なるほど、よくわかりました。ありがとうございました。
丸井 はい、こちらこそありがとうございました。
追伸
私・丸井翔がマクロを駆使して作った『Dmaker ディーメーカー：四書作成用Excelファイル（無料）』を使えば、誰でも簡単に、美しいデザインの四書（見積書・納品書・請求書・領収書）をすばやく作成・保存・集計・検索できます。