中小企業経営者 私、この4月に自分の会社を立ち上げまして。自分の会社を持つことがずっと夢だったので、そのことについてはすごく満足しています。でも現実は毎日やることが多すぎて、まぁー大変です（笑）。この状況から抜け出すには、一つ一つの仕事を効率化するしかないと思いまして。何から手を付けたら良いですか？
丸井 会社設立、おめでとうございます。たしかに経営者はやることが多くて大変ですよね。私自身も会社を経営しているので、よくよくわかります。
中小企業経営者 はははは。
まずはデスクワークを効率化する
丸井 これは私が「デスクワーク効率化の専門家」だから言うわけではありませんが、やはりまずは、デスクワークの効率化からだと思います。そう思うからこそ、今まで私もデスクワークの効率化を追求して来て、今デスクワーク効率化の専門家として仕事をしている次第です。
中小企業経営者 そうなんですか。
丸井 はい。と言いますのも、やっぱりデスクワークの効率化が、一番確実に仕事を効率化できて、その上、メリットしかないんですよ。たとえば営業を効率化すると──たとえば今までお客さんのところに週1回訪問していたところを2週に1回に減らしたとすると──そのお客さんにとっては、あまり良い気のするものではありませんよね。そういった効率化によるデメリットが、デスクワークには、まったくありません。
中小企業経営者 なるほど、たしかに。
見積書・納品書・請求書・領収書の作成をExcelで効率化する
丸井 その中でも、特に急いでやるべきは、見積書・納品書・請求書・領収書（以下、四書といいます）作成の効率化です。
中小企業経営者 たしかにそれは、会社経営にとっては切っても切り離せないデスクワークですね。
丸井 はい。じゃあこれをどうやって効率化するか？世の中にはいろいろ手段があります。パソコン用ソフトを使うとか、iPhoneアプリを使うとか、クラウドサービスを使うとか。私は、Excelを使うことをおすすめします。
中小企業経営者 Excel？なんでですか？
Excelがオススメな理由1：汎用性が高い
丸井 Excelは、汎用性が高い、つまり、四書を作成するために入力したデータを、その後自分でいかようにでもできる（使える）からです。たとえば、売上高の集計とか、販売数量の集計とか。Excelだと、自分のやりたいことが何でもできるんです。もちろん、Excelの機能の範囲内で。
中小企業経営者 ほほぅ。
Excelがオススメな理由2：情報漏洩の心配がいらない
丸井 ほかには、情報漏洩の心配がいらないからです。過去、LINEで、チャット内容がもれたり、アカウントを乗っ取られたりする事件が起きましたよね。そんな風にクラウドサービスは、他者のサーバーを使うため、どうしても情報漏洩の心配がぬぐえません。でもExcelだと、自分のパソコンだけで完結してしまいますので、その心配がまったくいりません。
中小企業経営者 まぁたしかにそうですね。
Excelがオススメな理由3：お金がかからない
丸井 そして何よりExcelは、すでにあなたがお持ちであれば、お金がかかりません。
中小企業経営者 それは助かります（笑）。
Excelで見積書・納品書・請求書・領収書を作成する方法
丸井 じゃあ、では実際どうやってExcelで四書を作成するのか？
中小企業経営者 そうそう、それそれ。それが大事ですよね。
丸井 私がおすすめする方法は、まず四書に書く内容のデータベースを作って、そこから四書の各テンプレートに転記する方法です。この方法の詳細は「エクセルでの見積・納品・請求・領収書の効率的な作り方①」にゆずりますが、こうすることで、四書の集計が簡単にできるようになりますし、四書の保存を紙でする必要がなくなります。さらには検索も簡単にできるようになります。
中小企業経営者 紙で保存しておく必要がなくなるんですか？
丸井 はい。データベースさえしっかり保存しておけば、四書自体を保存する必要はありません。なぜなら、今転記しようが、1年後にしようが、10年後にしようが、元であるデータベースが同じであれば、出来上がる四書も同じだからです。
中小企業経営者 たしかに。でも、その転記が面倒くさいですよね？いちいちコピーして貼り付けなくちゃいけないわけでしょ？
丸井 たしかに、転記（コピー＆ペースト）は面倒くさい作業です。でも実はExcelには、それを自動化する機能があるんです。それが「マクロ」と呼ばれるものです。
効率化の肝「マクロ」
丸井 マクロについての詳細は「Excel VBAを使ってできること」にゆずりますが、この機能を使えば、本来面倒な転記も一瞬でできるようになります。
中小企業経営者 一瞬！それはすごい。でもマクロ？それは初めて聞きました。初めて聞いた私にも手軽に使えますか？
丸井 いえ、残念ながら今までコンピュータ言語に馴染みのないかたにとっては難しいと思います。でも学ぶ価値は十分にあります。四書の作成だけでなく、その他いろんな仕事を効率化できるようになりますから。毎日が相当楽になりますよ。
中小企業経営者 へ～そうですか。それは魅力的だなぁ。
まとめ
丸井 独立起業後はまずデスクワークの効率化を、Excelを使ってしてください。中でも、四書作成の効率化が最優先です。Excelを使うことがオススメな理由は──
- 汎用性が高い
- 情報漏洩の心配がいらない
- お金がかからない
- マクロ機能が標準搭載されている
──です。
中小企業経営者 わかりました。今日はありがとうございました。
丸井 はい。こちらこそありがとうございました。
追伸
私・丸井翔がマクロを駆使して作った『Dmaker ディーメーカー：四書作成用Excelファイル（無料）』を使えば、誰でも簡単に、美しいデザインの四書（見積書・納品書・請求書・領収書）をすばやく作成・保存・集計・検索できます。