徒歩と自動車と飛行機

Excel VBA を使ってできること

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(前号のつづき)

ビジネスマン:「Excel VBA を使うと、実際どんなことができるんですか?」

丸井:「Excel VBA にできることは、Wikipedia には……『定型業務の自動化・省力化』、『自分の使用目的への最適化』、『Internet Explorer など Office 以外のソフトの制御機能』……と書いてあります。」

ビジネスマン:「え?え?定型業務?使用目的?Internet Explorer?」

丸井:「つまり一言でかんたんに言えば『事務作業の効率化』です。」

ビジネスマン:「事務作業の効率化?」

丸井:「はい。たとえば見積書の作成について考えてみましょう。」

ビジネスマン:「ええ、ええ、私も毎月作成していますよ。」

丸井:「見積書には何を記載しますか?」

ビジネスマン:「ええと……発行日、宛先、見積金額、商品内訳、発行元……代表的な記載項目はそんなところですかね。」

丸井:「そうですね。そうだと思います。では仮にそれをあなたは今、Excel で作成するとします。」

ビジネスマン:「ええ、実際 Excel で作っていますよ。」

丸井:「どういう手順で作っているのか教えていただけますか?」

ビジネスマン:「事前に Excel でテンプレートを作っておいて、見積書を作る時にそのファイルをコピーするんですよ。そして、そこにさっきの発行日、宛先やらを打ち込んで完成です。」

丸井:「では次に、その見積書に書いた商品が実際に売れたとします。その商品の納品時に添付する納品書はどうやって作りますか?」

ビジネスマン:「見積書と同じように、事前に作ってあるテンプレートファイルをコピーして来て、そこに発行日を打ち込んだら、あとは見積書のデータをコピペ(コピー&ペースト)して完成です。」

丸井:「そうですよね、おそらくそれが一般的な作り方だと思います。その方法だと、紙に手書きするよりもずいぶん楽で速いですよね。」

ビジネスマン:「ええ。おそらく一番効率的なんじゃないですかね。」

丸井:「仮に紙に手書きする作り方が『徒歩』だとすれば、今教えていただいた作り方は『自動車』と言ったところでしょうか。」

ビジネスマン:「まあ、細かい話は抜きにして言えばそうかもしれませんね。」

丸井:「その後にお客さんに送る請求書も同じ作り方ですか?」

ビジネスマン:「ええ、もちろん。テンプレートをコピーして、納品書のデータをコピペです。」

丸井:「では領収書も同じですね?」

ビジネスマン:「ええ。」

丸井:「Excel VBA を使えば、それら一連の作業、つまり見積書、納品書、請求書、領収書の作成を、今教えていただいた作り方よりも、もっと楽に、もっと速くできるんです。」

ビジネスマン:「えええ?もっと楽に、もっと速く?」

丸井:「徒歩や自動車と比較すれば、『飛行機』と言って良いかもしれません。」

ビジネスマン:「本当に?一体どういう仕組みでそんなことが可能になるんですか?」

(次号につづく)

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参考資料:Wikipedia