データベースとは?それを作るメリットとは?

中小企業経営者 Excelを使って自分で見積書・納品書・請求書・領収書(以下、四書といいます)を作ってみようと思います。翔さんのおすすめの方法は「まず四書に書く内容のデータベースを作って、そこから四書の各テンプレートに転記する方法」とのことですが、そもそもデータベースとは一体どんなもののことを言うのですか?もう少し詳しく教えてください。それと、データベースを作ることのメリットを教えてください。


データベースとは?


丸井 データベースとは「コンピューターで、関連し合うデータを収集・整理して、検索や更新を効率化したファイル」(『デジタル大辞泉』ⓒ小学館)のことですが、簡単に言いますと、「情報の一覧表」のことです。

中小企業経営者 情報の一覧表?

丸井 たとえば住所録。iPhoneアプリでは「連絡先」という名前で初めから入っていますよね。

中小企業経営者 ええ。

丸井 このアプリでは、人物ごとに名前、電話番号、住所、メアドなどが表示されますが、仮にこれを一枚の表で表示すればこうなります。──

データベース例

──これをデータベースと言います。

中小企業経営者 なるほど。たしかに情報の一覧表ですね。


データベースを作るメリットとは?


丸井 Excelでデータベースを作ることのメリットは、データの「抽出」「並べ替え」「集計」などが簡単にできることです。住所録で言えば──

  • 東京都に住んでいる人だけを抽出する
  • アイウエオ順に並べ替える
  • メアドを持っている人の数を集計する

──などということが一瞬でできます。

中小企業経営者 へ~それはすごいですね。

丸井 はい。つまり、四書をデータベースの状態で保存すれば、あとあとすごく便利なんです。

中小企業経営者 四書データの抽出・並べ替え・集計が簡単にできるということですか?

丸井 はいそうです。


見積書・納品書・請求書・領収書をデータベース化すればできることの例


丸井 これは四書データベースのサンプルです。──

元データベース

──たとえば「過去A社に商品甲の見積をいくらで出したかな?」と思ったら、その金額を一瞬で抽出することができます。

Aに対する甲の見積

中小企業経営者 お~。

丸井 2018年5月の売上はいくらかな?」と思ったら、それも一瞬で集計することができます。

2018年5月売り上げ

中小企業経営者 おお~。

丸井 2018年5月のB社に対する売上はいくらかな?」と思ったら、それも一瞬で集計することができます。

2018年5月B売上

中小企業経営者 おおお~。

丸井 商品乙はこれまでに、いくら売り上げたかな?」と思ったら、それも一瞬で集計することができます。

乙累計売上

中小企業経営者 おおおお~。

丸井 まだまだいろんなことができますが、よく使う機能でいえばこんなところでしょうか。

中小企業経営者 うーむ、これはたしかに便利ですね。


まとめ


丸井 データベースとは──

  • 情報の一覧表

──です。データベースを作るメリットは──

  • データの「抽出」「並べ替え」「集計」などが簡単にできること

──です。四書をデータベース化すれば、たとえばこんなことができます。──

  • 過去A社に出した商品甲の見積を一瞬で抽出
  • 今月の売上を一瞬で集計
  • 今月のB社に対する売上を一瞬で集計
  • 商品乙の累計売上を一瞬で集計

中小企業経営者 なるほど、よくわかりました。ありがとうございました。

丸井 はい、こちらこそありがとうございました。


追伸


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